Munkabérelőleg a fuvarozásban: Hogyan adjunk előleget a sofőröknek adócsapda nélkül?

Szerző: Kis-Petik Ferenc ügyvezető, Tacho Center Kft. 

Olvasási idő: kb. 4 perc

A logisztikai és fuvarozói szektorban a munkaerő megtartása hatalmas kihívás. Egy megbízható gépjárművezető aranyat ér, ezért a fuvarozó cégek igyekeznek maximálisan rugalmasak lenni a munkavállalói kérésekkel kapcsolatban. A nemzetközi és belföldi utakon lévő sofőrök esetében gyakran előfordul, hogy váratlan családi kiadások vagy egyéb anyagi nehézségek miatt hó közben készpénzes vagy utalásos munkabérelőleget kérnek a munkáltatótól.

A gyakorlatban ez sokszor úgy néz ki, hogy a sofőr indulás előtt kér 50-100 ezer forintot, majd egy hét múlva, még az elszámolás előtt egy újabb összeget. A fuvarszervezők és az ügyvezetők jóhiszeműen rábólintanak, a bérszámfejtés pedig a hónap végén igyekszik rendbe tenni a levonásokat. Csakhogy ez a látszólag ártalmatlan gyakorlat komoly adóügyi aknákat rejt a fuvarozó cégek számára!

Nézzük meg tisztán, hogyan lehet a gépjárművezetők számára úgy munkabérelőleget biztosítani, hogy az mind munkajogilag, mind adóügyileg golyóálló legyen.

A papírmunka kötelező: Ne csak szóban egyezzünk meg!

Munkajogi szempontból a munkáltatónak viszonylag nagy szabadsága van az előleg folyósításában. A legfontosabb alapszabály azonban az adminisztráció. Soha ne adjunk ki előleget a gépkocsivezetőnek csupán egy szóbeli kérés alapján, főleg ne "zsebből", hivatalos nyom nélkül.

Minden esetben írásbeli megállapodást kell kötni, amely pontosan tartalmazza:

• A folyósított bérelőleg pontos összegét.

• A kifizetés idejét és módját (készpénz vagy utalás).

• A visszafizetés (a bérből történő levonás) pontos szabályait és ütemezését.

Csak így biztosítható, hogy a cég a következő bérszámfejtéskor jogszerűen vonhassa le a már kifizetett összeget, és csak a különbözetet utalja el a sofőr bankszámlájára.

A nagy adócsapda: Amikor az előleg hirtelen adókötelessé válik

A fuvarozókat leginkább az érdekli: kell-e adót fizetni a sofőrnek adott előleg után? A személyi jövedelemadóról szóló törvény (SZJA) főszabályként kedvezményt biztosít: a munkabérelőleg kamatkedvezménye után nem kell adót fizetni. Ennek azonban két szigorú feltétele van:

1. A visszafizetési kötelezettség nem haladhatja meg a 6 hónapot.

2. A folyósított összeg nem lehet több, mint az aktuális havi minimálbér ötszöröse.

Ha egy fuvarozó cég havonta maximum 100-150 ezer forint előleget ad a gépjárművezetőnek, és azt a következő fizetésből egy összegben le is vonja, a fenti feltételek teljesülnek. A probléma ott kezdődik, amikor a sofőr halmozottan kér előleget.

A fuvarozói gyakorlat buktatója: Az egymást érő kifizetések

Képzeljünk el egy tipikus szituációt: A sofőr hétfőn kér 70 ezer forint előleget. Két hét múlva a felesége felhívja, hogy elromlott a mosógép, így a sofőr az útról betelefonál a cégvezetőnek, és kér még 80 ezer forintot.

A törvény kimondja: az adómentesség nem vonatkozik arra az előlegre, amelyet a cég úgy fizet ki, hogy a korábban adott előleget a munkavállaló még nem fizette vissza (a cég még nem vonta le).

Tehát, amint a második utalás (a 80 ezer forint) megtörténik úgy, hogy az első 70 ezer forintos tartozás még él, a kamatkedvezményből származó jövedelem után azonnal SZJA és SZOCHO fizetési kötelezettsége keletkezik a fuvarozó cégnek! Hiába kis összegű a kamat, az adminisztrációs teher és a bérszámfejtési bonyodalom hatalmas.

Hogyan csináljuk jól? Szakmai ajánlás fuvarozóknak

A legbiztonságosabb út, ha a cég belső szabályzatban rögzíti: két bérfizetés között egy gépkocsivezető csak egy alkalommal, egy összegben kaphat előleget. Ha a sofőr egy hónapon belül megkapja a például 150 ezer forintos keretét, és azt a soron következő számfejtésnél a cég egyben visszavonja, akkor a tranzakció teljesen adómentes marad. Éves szinten ezeket az összegeket nem kell összeszámolni; a lényeg mindig az aktuális, nyitott követelés állapota.

Tacho Center Kft. Tanácsadói Szolgáltatás: Ne bízza a véletlenre!

A fuvarozói adminisztráció, a bérszámfejtés, a napidíjak és az előlegek kezelése egy speciális aknamező. Sok cégvezető és fuvarszervező csak egy átfogó munkaügyi ellenőrzés során szembesül a hiányosságokkal.

A Tacho Center Kft. komplex tanácsadói szolgáltatása keretében teljeskörűen átvilágítjuk cége fuvarozó-specifikus munkaügyi gyakorlatát. Segítünk a megfelelő belső szabályzatok, előleg-nyilatkozatok kialakításában, hogy Ön a sofőrök elégedettségére fókuszálhasson, miközben a cége jogilag és adózásilag is 100%-ig védett marad.

GYIK – Gyakran Ismételt Kérdések fuvarozóknak a munkabérelőlegről

1. Hányszor adható munkabérelőleg egy hónapban adómentesen a sofőrnek? Adómentesen (kamatkülönbözet felszámítása nélkül) csak akkor adható előleg, ha a munkavállalónak nincs korábbi, le nem vont előleg-tartozása. Gyakorlatban ez azt jelenti, hogy két bérszámfejtés között egy alkalommal javasolt előleget adni. Ha a levonás megtörtént, a következő hónapban újra indítható az adómentes előleg.

2. Mi történik, ha az előző előleg levonása előtt újabb összeget kér a gépkocsivezető? Ebben az esetben az első folyósítás után a második (és minden további) kifizetés már elveszíti az adómentességet. A második előlegnél a kifizetőnek ki kell számolnia a kamatkülönbözetet, amely után SZJA és SZOCHO fizetési, valamint extra adminisztrációs kötelezettség keletkezik a hónapot követő 12. napig.

3. Van-e éves felső határa az adómentes bérelőlegnek a fuvarozó cégeknél? Nem, a törvény nem éves keretet határoz meg. Nincs éves szintű összeszámítási kötelezettség. A feltétel csupán az, hogy az egy időben fennálló, még vissza nem fizetett előleg ne haladja meg a minimálbér ötszörösét, a futamidő maximum 6 hónap legyen, és ne fedjék át egymást a törlesztetlen kifizetések.

Ne hagyja, hogy a jóindulatú sofőr-támogatásból adóügyi rémálom legyen! A szektorális sajátosságok pontos ismerete elengedhetetlen a sikeres és bírságmentes cégvezetéshez.